5 sai lầm phổ biến khi lựa chọn tổng đài ảo

5 Sai lầm phổ biến khi lựa chọn tổng đài ảo 

Trong thời đại số, tổng đài ảo (Cloud PBX) đã trở thành công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình liên lạc, giảm chi phí vận hành và nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đã rơi vào “cái bẫy” khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo mà thiếu sự nghiên cứu kỹ lưỡng. Kết quả là hệ thống không đáp ứng nhu cầu, thậm chí gây ra nhiều rủi ro trong quá trình hoạt động.

(Tổng đài ảo)

Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường mắc phải khi chọn tổng đài ảo – và cách để bạn tránh những “cái bẫy” này.

1. Chỉ chọn tổng đài ảo giá rẻ

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, thường có xu hướng tìm đến những gói dịch vụ rẻ nhất. Tuy nhiên, đây là một quyết định đầy rủi ro:

• Chất lượng cuộc gọi kém: Hệ thống giá rẻ thường thiếu hạ tầng mạnh, dẫn đến tình trạng cuộc gọi bị ngắt, rè, giật hoặc mất kết nối, khiến khách hàng mất niềm tin.
• Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chậm: Khi sự cố xảy ra, bạn khó nhận được hỗ trợ kịp thời, gây gián đoạn công việc.
• Thiếu tính năng cần thiết: Các tính năng quan trọng như ghi âm cuộc gọi, lời chào tự động (IVR), tích hợp CRM thường không có sẵn. Bạn sẽ phải bỏ thêm chi phí để nâng cấp sau này.

Lời khuyên: Đừng chỉ nhìn vào giá. Hãy đánh giá uy tín nhà cung cấp, chất lượng dịch vụ, tính năng kèm theo và khả năng hỗ trợ kỹ thuật. Một khoản đầu tư hợp lý ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều chi phí về sau.

2. Không xác định rõ nhu cầu trước khi lựa chọn

Một sai lầm lớn khác là không tính toán cụ thể nhu cầu sử dụng trước khi ký hợp đồng.

• Chọn gói thiếu hụt: Số lượng máy nhánh không đủ, thiếu tính năng phục vụ quy trình làm việc, khiến hệ thống hoạt động kém hiệu quả.
• Chọn gói dư thừa: Đăng ký gói lớn vượt xa nhu cầu thực tế, dẫn đến chi phí duy trì hàng tháng cao mà không sử dụng hết.

Lời khuyên: Hãy dành thời gian khảo sát nội bộ, xác định rõ:

• Số lượng nhân viên cần dùng tổng đài.
• Lưu lượng cuộc gọi mỗi ngày.
• Những tính năng bắt buộc phải có (ghi âm, IVR, tích hợp CRM, quản lý đa kênh…).
• Việc này giúp bạn chọn được giải pháp phù hợp – tiết kiệm – hiệu quả.

3. Bỏ qua yếu tố bảo mật và ổn định

Tổng đài ảo hoạt động dựa trên hạ tầng Internet, do đó bảo mật và ổn định là yếu tố sống còn. Không ít doanh nghiệp vì coi nhẹ điều này mà gặp rủi ro nghiêm trọng:

• Nguy cơ bị tấn công và rò rỉ dữ liệu: Nếu không có tường lửa và mã hóa bảo mật, dữ liệu khách hàng có thể bị đánh cắp, gây tổn hại uy tín thương hiệu.
• Mất kết nối liên tục: Hạ tầng yếu dẫn đến cuộc gọi bị gián đoạn, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

Lời khuyên: Chỉ chọn những nhà cung cấp có cam kết bảo mật cao, hệ thống máy chủ ổn định, hoạt động 24/7. Đặc biệt, cần ưu tiên những giải pháp có cơ chế phòng chống tấn công mạng và mã hóa dữ liệu.

4. Không chú trọng đến việc tích hợp

Trong thời đại chuyển đổi số, tổng đài ảo không chỉ dừng lại ở việc nghe gọi. Nó có thể trở thành “trung tâm” quản lý toàn bộ giao tiếp khách hàng. Sai lầm của nhiều doanh nghiệp là chỉ dùng tổng đài như một công cụ gọi cơ bản.

• Tích hợp CRM/ERP: Giúp tự động hiển thị thông tin khách hàng khi có cuộc gọi đến, ghi lại lịch sử giao dịch, tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Quản lý đa kênh: Nhiều tổng đài hiện đại hỗ trợ kết nối với Facebook, Zalo, Email, giúp nhân viên quản lý tin nhắn và cuộc gọi trên cùng một giao diện.

Lời khuyên: Khi lựa chọn, hãy hỏi rõ nhà cung cấp:

• Hệ thống có tích hợp được với CRM/ERP bạn đang dùng không?
• Có hỗ trợ quản lý đa kênh không?
• Có API mở để kết nối với các phần mềm trong tương lai không?

5. Không yêu cầu dùng thử dịch vụ

Nhiều doanh nghiệp vội vàng ký hợp đồng mà không yêu cầu trải nghiệm thực tế. Hậu quả là:

• Cuộc gọi kém chất lượng: Khi triển khai mới phát hiện nhiều vấn đề về âm thanh và độ trễ.
• Giao diện phức tạp: Nhân viên khó sử dụng, dẫn đến giảm hiệu suất làm việc.
• Thiếu tính năng cần thiết: Phát hiện ra thì đã quá muộn, vừa tốn kém vừa phiền phức để thay đổi.

Lời khuyên: Luôn yêu cầu dùng thử miễn phí trước khi ký kết. Đây là cách duy nhất để kiểm chứng chất lượng cuộc gọi, tính ổn định và độ thân thiện của hệ thống.

Giải  pháp liên lạc toàn diện cho Doanh nghiệp

Để tránh những sai lầm trên, doanh nghiệp cần một đối tác uy tín – chuyên nghiệp – giàu kinh nghiệm.

Việt Hàn Security tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp tổng đài ảo hàng đầu, được hàng nghìn doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Câu hỏi tiếp theo là: Doanh nghiệp nên chọn dòng tổng đài nào để tối ưu chi phí và hiệu quả?

Một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp trên thế giới và tại Việt Nam tin dùng chính là tổng đài Grandstream.

Grandstream là hãng viễn thông hàng đầu, có mặt tại hơn 150 quốc gia, nổi tiếng về chất lượng ổn định và độ bền.

(Tổng đài Grandstream chính hãng giá tốt tại Việt Hàn Security)

Tính năng vượt trội:

• Hỗ trợ hàng trăm – hàng nghìn máy nhánh.

• Ghi âm cuộc gọi, IVR, phân phối cuộc gọi thông minh.

• Tích hợp CRM/ERP, quản lý đa kênh liên lạc.

• Bảo mật mạnh mẽ với chuẩn mã hóa quốc tế.

• Linh hoạt cho mọi quy mô: Từ doanh nghiệp nhỏ, chuỗi cửa hàng đến tập đoàn lớn đều có giải pháp Grandstream phù hợp.

• Chi phí hợp lý: Đầu tư ban đầu tối ưu, ít phát sinh chi phí bảo trì, mang lại giá trị lâu dài.

Hãy để Việt Hàn Security giúp bạn lựa chọn đúng đắn, tránh lãng phí chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.  Một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp trên thế giới và tại Việt Nam tin dùng chính là tổng đài Grandstream.

Tổng đài ảo không chỉ là công cụ nghe gọi – mà còn là giải pháp nâng tầm doanh nghiệp.
Bạn muốn được tư vấn miễn phí ngay hôm nay? Liên hệ với Việt Hàn Security để trải nghiệm dịch vụ khác biệt!

 ▶ Xem thêm: 

Tối ưu hoá hệ thống liên lạc trong kỷ nguyên số

Nâng tầm Trải nghiệm Khách hàng với Grandstream

Giải pháp tổng đài IP và WiFi Grandstream cho Doanh nghiệp

Giải pháp tổng đài Grandstream: Thay đổi cách doanh nghiệp bạn vận hành

▶ Tham khảo sản phẩm 

[Products: 7806, 6098, 6062, 6067]